Políticas de protección de datos

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS

PERSONALES DE EMPLEADOS, CLIENTES Y PARTES DE INTERES COLDITEX DE COLOMBIA SAS

 

 La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que COLDITEX DE COLOMBIA SAS en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los titulares de la información les asiste.

 

  1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

 

  • Razón social: COLDITEX DE COLOMBIA SAS
  • Marca registrada: ALANNA
  • Domicilio: Bogotá - Colombia
  • Dirección: Cra 26 # 9-49  
  • Email: servicioalcliente@alanna.com.co
  • Teléfono: (57)322-8103167

 

 

  1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD.

 

En ejercicio de su objeto social, COLDITEX DE COLOMBIA SAS realiza el tratamiento de datos personales de sus empleados, proveedores, clientes y usuarios de sus productos. Así mismo en cumplimiento de la legislación aplicable COLDITEX DE COLOMBIA SAS puede requerir transmitir o transferir dichos datos a las plataformas indicadas y/o a los sistemas de seguridad implementados por este.

 

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte COLDITEX DE COLOMBIA SAS se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular.

 

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de tratamiento, según lo indicado en el numeral 3 de esta Política.

 

2.1 Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes.

 

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
  3. Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

2.2 Tratamiento de datos sensibles:

 

COLDITEX DE COLOMBIA SAS observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

 

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
  4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.

 

Las finalidades del Tratamiento de Datos personales realizada por COLDITEX DE COLOMBIA SAS son las siguientes:

 

  • Ejecución de los contratos suscritos con COLDITEX DE COLOMBIA SAS
  • Servicio al cliente y mercadeo.
  • Envío de información relacionada con novedades legales y regulatorias de interés para los clientes COLDITEX DE COLOMBIA SAS
  • Registro de información estadística de clientes COLDITEX DE COLOMBIA SAS
  • Registro de información de los empleados de contratistas que prestan servicios en COLDITEX DE COLOMBIA SAS
  • Estadísticas contractuales y de servicios ofrecidos o prestados.
  • Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores, contratistas y sus empleados con COLDITEX DE COLOMBIA SAS
  • Ejecución del contrato de trabajo correspondiente.
  • Comunicación en general, registro, capacitaciones, autorizaciones y para la gestión de las actividades o actuaciones en las cuales de relacionan los empleados y sus familiares con COLDITEX DE COLOMBIA SAS
  • Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
  • Investigar, verificar y validar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información de la que COLDITEX DE COLOMBIA SAS legítimamente disponga.
  • Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de centrales de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
  • Oferta de productos o servicios COLDITEX DE COLOMBIA SAS

En caso de que COLDITEX DE COLOMBIA SAS no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los Titulares de los datos recopilados, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.

 

  1. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LOS DATOS.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COLDITEX DE COLOMBIA SAS en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no hay asido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada ACOLDITEX DE COLOMBIA SAS en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
  3. Ser informado por COLDITEX DE COLOMBIA SAS previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante COLDITEX DE COLOMBIA SAS
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

  1. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

 

El Área de Dirección Administrativa y Financiera COLDITEX DE COLOMBIA SAS será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS

 

6.1 Procedimiento para acceso y de consulta.

El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión COLDITEX DE COLOMBIA SAS, para lo cual deberán formular la correspondiente petición, al correo electrónico de la empresa.

 Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2 Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en la base de datos COLDITEX DE COLOMBIA SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante COLDITEX DE COLOMBIA SAS el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud radicada ante COLDITEX DE COLOMBIA SAS al correo electrónico: servicioalcliente@alanna.com.co para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
  2. La solicitud debe contener la siguiente información:
    1. La identificación del Titular.
    2. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  • Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
  1. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
  2. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  3. Los documentos que se quiera hacer valer.
  • Firma, número de identificación y huella.
  • Radicación en original.
  1. Si el reclamo resulta incompleto, COLDITEX DE COLOMBIA SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. Si el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

6.3 Supresión de Datos

 

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a COLDITEX DE COLOMBIA SAS la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
  4. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por COLDITEX DE COLOMBIA SAS.
  5. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
    • La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
    • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  6. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. 

6.4 Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

 

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

En desarrollo del principio de seguridad, COLDITEX DE COLOMBIA SAS ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y COLDITEX DE COLOMBIA SAS no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, COLDITEX DE COLOMBIA SAS no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.

 

  1. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE COLDITEX DE COLOMBIA SAS.

 

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con COLDITEX DE COLOMBIA SAS, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir información personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con COLDITEX DE COLOMBIA SAS. Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, COLDITEX DE COLOMBIA SAS, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia con COLDITEX DE COLOMBIA SAS, y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

COLDITEX DE COLOMBIA SAS, también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales y civiles, y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, teniendo en cuenta que es necesario o apropiado para:

  • Cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia.
  • Cumplir con procesos jurídicos.
  • Responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno nacional y distinto a las de su país de residencia.
  • Hacer cumplir nuestros términos y condiciones.
  • Proteger nuestras operaciones.
  • Proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros.
  • Obtener los recobros o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

 

 

  1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

 

La Política rige a partir del 7 de octubre de 2018.

 

Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.